Att bara skaffa ett system för konferens rumsbokning räcker inte. Du måste också designa det så att systemet fungerar och är lätt att använda. Alla dina anställda måste kunna förstå systemet för att kunna använda det. Om du introducerar ett system som låter dem boka konferensrum i outlook måste det vara enkelt att använda. Annars kommer de bara ignorera ditt system och använda ett eget som kanske inte alls fungerar särskilt bra. För att undvika detta har vi samlat ihop en lista med fem saker som du bör undvika vid design av ett system för mötesrumsbokning.
- Inte anpassat:
Vad många företag gör är att de tar ett system för enkel bokning av mötesrum direkt från internet. Vad dem inte tänker på när dem gör detta är att systemet inte kommer vara anpassat för deras företag. Det kanske fungerar men det kommer säkerligen inte att fungera särskilt bra.
För att undvika detta problem vill du välja ett system för bokning av konferensrum som du sedan kan anpassa för just ditt företag. Det behöver inte ens vara svårt, i många fall behöver du bara ändra en del småsaker för att systemet ska fungera perfekt för just ditt företag.
- Svårt att lära sig:
Du har kanske designat ett system för enkel bokning av mötesrum. Problemet är om systemet bara blir enkelt efter att du har lärt dig det. Det optimala systemet för bokning av konferensrum är ett system som är lätt att använda från dag ett. Det ska inte ta tid att lära sig, man ska bara förstå hur det fungerar.
Du har väldigt mycket att tjäna på att designa ett sådant system för mötesrumsbokning. Dina anställda kan till exempel fokusera på att jobba istället för att lära sig ett nytt system för att boka konferensrum i outlook.
- Inte tillgängligt:
Ett bra system för bokning av konferensrum är tillgängligt för alla, inte bara för några få. På så sätt kan alla se de olika mötena och planera utifrån det. Ditt företag kommer att flyta fram mycket enklare om alla får tillgång till informationen. Många företagare gör dock misstaget med att bara ge några få av sina anställda tillgång till systemet för mötesrumsbokning. Detta kanske verkar som en bra plan först men i slutändan är det bara dumt. Det är den hårda sanningen.
- Värdelöst:
Låt oss bara säga att många som aldrig tidigare har designat ett system för enkel bokning av mötesrum inte gör ett särskilt bra jobb. Alla slutar därför genast använda systemet för bokning av konferensrum eftersom det är oanvändbart. Systemet fyller inte sitt syfte.
Det finns flera sätt att undvika detta på. Ett av dem vanligaste är att erkänna dina brister och anställa någon som löser problemet åt dig. Detta är vad som i slutändan brukar ge bäst resultat. Annars kan du alltid designa flera olika system som övning. För eller senare lär du lyckas få fram något bra. För eller senare…